Rapportage en bewijs bij Social Return

De drie stappen die overal terugkomen

Hoe verschillend het beleid van opdrachtgevers ook is, de verantwoording heeft bijna overal dezelfde vorm. Eerst meld je je en maak je afspraken, dan rapporteer je tijdens de looptijd, en aan het eind leg je verantwoording af. Wat verschilt zijn de termijnen, en die verschillen fors.

De valkuil zit in de eerste stap. Die termijn loopt vanaf de gunning, niet vanaf de start van het werk, en hij is korter dan de meeste opdrachtnemers verwachten.

Stap 1: melden en een plan van aanpak

Amersfoort is de enige in ons register die precies opschrijft wat er in dat plan moet staan: de opdrachtsom of de verwachte opdrachtsom, welke bouwblokken je inzet, de vooraf bepaalde waarde van eventuele maatschappelijke activiteiten, eventuele tussenevaluaties met bewijsstukken, de eindevaluatie met bewijsstukken, en het akkoord van het Werkcentrum.

Dat rijtje is bruikbaar bij elke opdrachtgever, ook als die het zelf niet zo opschrijft.

Stap 2: periodiek rapporteren

Hier komt het systeem in beeld. WIZZR is wat wij het vaakst tegenkomen: Zuid-Kennemerland en IJmond, Midden-Limburg, Drechtsteden, Haarlem en de Achterhoekse gemeenten gebruiken het allemaal. Je krijgt inloggegevens van de opdrachtgever en houdt daarin je invulling bij.

De frequentie verschilt. Zuid-Kennemerland en IJmond vraagt halfjaarlijkse rapportage. Midden-Limburg laat WIZZR elk kwartaal een meetmoment afgeven aan zowel jou als de coördinator, en verlangt bij meerjarige contracten jaarlijks vóór maart een verantwoording.

Stap 3: de eindverantwoording

Midden-Limburg is hier het concreetst: uiterlijk een maand vóór de geplande einddatum van de opdracht lever je je verantwoording in. Een kwartaal voor die einddatum maken de coördinator en jij samen de balans op, en koppelt de coördinator de definitieve status terug aan de projectverantwoordelijke.

Dat kwartaal is er niet voor niets. Het is het laatste moment waarop een tekort nog te repareren is, en het is precies waar de boeteregeling op aansluit: bij bijna elke opdrachtgever vervalt de boete als jij aannemelijk maakt dat je voldoende inspanning hebt geleverd. Die inspanning moet dan wel ergens zijn vastgelegd.

Welk bewijs je nodig hebt

De arbeidsmarktregio Midden-Limburg zet per bouwblok in de tabel wat er moet worden overlegd. Dat is de meest expliciete opsomming die wij hebben gevonden, en zij is bruikbaar als checklist bij elke opdrachtgever:

Let op het woord vooraf. Bij vrijwel alles wat geen loonstrook is, wil de opdrachtgever de waarde vooraf hebben goedgekeurd. Doe je dat niet, dan hangt de waardering aan het eind af van iemand die jouw activiteit voor het eerst ziet.

Wat het Rijk wil zien

Rijksopdrachten hebben hun eigen rapportagecriterium, en dat staat woordelijk hetzelfde in alle 44 productgroepen van de MVI-criteriatool die een onderwerp Social Return hebben. Je rapporteert periodiek op basis van een verantwoordingsformulier met vijf gegevens:

• het totaal aantal ingezette Social Return-medewerkers, als aantal en niet op naam, vanwege de AVG;
• de periode waarin zij zijn ingezet;
• de indicatie per medewerker, bijvoorbeeld Participatiewet, Wsw of WIA;
• het wervingskanaal, bijvoorbeeld de gemeente of het UWV;
• de over die periode gehaalde waarde.

Dat laatste veld staat in de criteriumtekst als [x], met de instructie aan de inkoper om daar loonsom, aanneemsom of het aantal in te zetten uren in te vullen. Kijk dus in je eigen stukken waarover jij verantwoordt; dat is niet vanzelfsprekend hetzelfde als waarover de eis is berekend.

Wat je hiermee doet

Zoek in je aanbestedingsstukken drie dingen op: binnen welke termijn je je moet melden, in welk systeem je rapporteert, en waarover de waarde wordt gerekend. Staat een van die drie er niet in, dan is dat je eerste vraag bij de melding.

Reken daarna je verplichting door met de bouwblokken van je eigen opdrachtgever in de calculator, en kijk bij invullen welke vormen bij jouw opdrachtgever meetellen.