Veelgemaakte fouten bij Social Return

De fout die het meeste geld kost

Vrijwel elke opdrachtnemer denkt bij een Social Return-verplichting eerst aan het eigen personeelsbestand. Er werkt vast al iemand met een afstand tot de arbeidsmarkt, en die zou dan meetellen.

Dat werkt niet, en het is niet een kwestie van een strenge gemeente. PIANOo stelt dat wanneer een aanbestedende dienst bereid is het huidige personeelsbestand van de inschrijver mee te nemen in haar beoordeling, niet wordt voldaan aan de wettelijke vereisten van social return. Amersfoort zegt hetzelfde in eigen woorden: het moet gaan om een nieuwe, aanvullende activiteit, en wat al bestaat of eerder is uitgevoerd telt niet mee.

Er is één uitzondering die wij zijn tegengekomen, en die is smal. Amersfoort laat een kandidaat meetellen die je maximaal zes maanden vóór de gunning hebt aangenomen, en dan vanaf de gunningsdatum tot maximaal twaalf maanden na aanvang van het contract. Dat is een beloning voor wie niet op een opdracht heeft gewacht, geen algemene regel.

Dezelfde kandidaat bij twee opdrachtgevers

Wie meerdere overheidsopdrachten heeft lopen, komt in de verleiding dezelfde plaatsing twee keer op te voeren. Het beleid van Midden-Limburg verbiedt dat expliciet: een kandidaat mag slechts eenmalig worden ingezet voor de verantwoording van een SROI-eis, en kandidaten die in andere gemeenten al zijn meegerekend, mogen niet opnieuw worden meegerekend.

Praktisch: houd één overzicht bij van welke kandidaat aan welke opdracht is toegerekend, en voor welke periode. Bij een controle is dat het eerste wat gevraagd wordt, en het is achteraf niet te reconstrueren.

Werk dat niets met de opdracht te maken heeft

Dit is een wettelijke eis en geen richtlijn: het werk dat mensen uit de doelgroep doen moet in directe relatie staan tot het voorwerp van de opdracht. PIANOo maakt het concreet met een brug. Bouwt de winnende inschrijver een brug, dan mag de Social Return-medewerker geen algemene administratie doen die niets met die brug te maken heeft. Wel toegestaan zijn administratie voor het project zelf, verkeer omleiden op de bouwplaats, meebouwen en veiligheidscontroles.

Die eis blijft ook gelden bij de bouwblokkenmethode. Een bouwblok dat op papier klopt maar losstaat van de opdracht, houdt geen stand.

Het PSO-certificaat als vervanging zien

Een geldig PSO-certificaat is waardevol, maar het vervangt je verplichting niet. De vakgroep Aanbestedingsrecht van PIANOo is van mening dat een inschrijver niet op basis van een behaalde positie op de ladder kan voldoen aan de gestelde eisen ten aanzien van social return.

Wat een certificaat wél doet, verschilt sterk per opdrachtgever, en dat is precies waarom je het moet nakijken:

Twee opdrachtgevers, dezelfde ladder, een verschil tussen tien procent korting en de hele verplichting. Kijk dus in het beleid van je eigen opdrachtgever en ga niet af op wat elders gold. Meer daarover staat bij de PSO.

Verdringing

Verdringing is het vervangen van bestaande arbeidsplaatsen, leerwerkplekken of stageplaatsen door Social Return-kandidaten. Dat mag niet, en de bewijslast ligt bij jou: het beleid van Midden-Limburg zegt dat je op verzoek aannemelijk maakt dat er geen sprake van is. Het rijkscriterium gaat verder en verlangt dat je in je plan van aanpak beschrijft hoe je verdringing voorkomt.

Te laat melden

De meldtermijn loopt vanaf de gunning en niet vanaf de start van het werk, en hij is korter dan de meeste opdrachtnemers verwachten: vijf werkdagen in Midden-Limburg, één week in Amersfoort, vier weken in Zuid-Kennemerland en IJmond. Wie de eerste maanden laat lopen, verliest die maanden ook voor de invulling, want een kandidaat telt pas mee vanaf het moment dat hij er is.

Wat je in die eerste week doet, staat bij rapportage en bewijs.

De waarde niet vooraf laten vaststellen

Zet je iets in wat geen loonstrook oplevert, een gastles, een maatschappelijke activiteit, een sponsoring van een initiatief, dan is de vraag wat het waard is. Amersfoort laat het Bureau Social Return die waarde vooraf bepalen, als onderdeel van het plan van aanpak. Midden-Limburg vraagt bij vrijwel elke alternatieve invulling om goedkeuring van de coördinator vooraf.

Sla je die stap over, dan wordt de waardering bepaald door iemand die jouw activiteit voor het eerst ziet, op het moment dat bijsturen niet meer kan.

Je onderaannemer als blinde vlek

Je mag de invulling laten uitvoeren door een onderaannemer of leverancier, maar je blijft er zelf verantwoordelijk voor. Amersfoort zegt dat met zoveel woorden, en geeft er de oplossing bij: neem in je contracten met onderaannemers ook een Social Return-verplichting op.

Doe je dat niet, dan draag je het risico zonder het instrument om er iets aan te doen.

Rekenen over de verkeerde grondslag

De laatste fout is een rekenfout, en hij is groot. Vijf procent van de opdrachtwaarde is iets heel anders dan vijf procent van de loonsom. Bij Waterschap Rivierenland gaat het bij diensten over de personeelskosten; bij een dienstenopdracht van 400.000 euro met 100.000 euro personeelskosten is de verplichting daardoor 5.000 euro in plaats van 20.000 euro.

Kijk dus eerst waarover gerekend wordt en pas daarna hoeveel. Bij energie en installatie staat uitgewerkt hoe groot dat verschil kan worden, en de calculator rekent het door met de bouwblokken van je eigen opdrachtgever.