Sociaal inkopen, hoe begin je?

Begin bij één opdracht, niet bij beleid

De meest gemaakte fout is beleid schrijven voordat er één aanbesteding met social return is gedaan. Zo'n beleidsregel is een aanname over een praktijk die je nog niet kent, en hij loopt vast op de eerste opdracht die er niet in past.

Kies dus één opdracht die zich ervoor leent en maak daar de keuzes hieronder. Wat werkt, schrijf je daarna op als beleid. Dat is ook de volgorde waarin de arbeidsmarktregio's die wij hebben uitgezocht zijn gegroeid: eerst een werkwijze, dan een kader.

Stap 1: kies een passende opdracht

Werken en diensten met een reële loonsom. PIANOo noemt de reden dat social return daar het meest wordt toegepast: de directe arbeidscomponent bij een overheidsopdracht voor leveringen is vaak een stuk kleiner. Een schoonmaakcontract of groenonderhoud heeft dus meer ruimte dan een hardwarelevering. Hoe verschillend opdrachtgevers daarmee omgaan staat bij Social Return in de ICT.

Let ook op de looptijd. Onder een half jaar is er weinig tijd om iemand in te werken, en meerdere opdrachtgevers sluiten korte opdrachten daarom uit.

Stap 2: bepaal de grondslag

Dit is de belangrijkste keuze van het hele traject, en zij staat in de rijkscriteria als een [x] die je zelf invult: loonsom, aanneemsom of het aantal in te zetten uren.

Vijf procent van de loonsom en vijf procent van de aanneemsom lijken hetzelfde. Bij een werk van een miljoen met een loonsom van een kwart is het eerste 12.500 euro en het tweede 50.000. Kies dus eerst waarover je rekent, en pas daarna hoeveel. Wat die keuze in de praktijk doet, staat bij Social Return in de bouw.

Stap 3: bepaal het percentage

Vijf procent is het meest gebruikte uitgangspunt in Nederland en het is ook wat de rijkscriteria voorschrijven. Twee veelgebruikte verfijningen:

• Verlagen bij weinig arbeid. Zes opdrachtgevers in ons register vragen 2 procent in plaats van 5 zodra de loonsom onder 30 procent van de opdrachtwaarde ligt.
• Verhogen bij veel laaggeschoold werk. Helmond-De Peel legt vast dat bij werk dat veel laaggeschoolde arbeid omvat een hoger percentage dan 5 procent kan worden gevraagd, en dat de servicedesk dat samen met de inkoper vaststelt vóór de aanbesteding.

Dat laatste is de moeite waard: het percentage hoeft geen vast getal in beleid te zijn, als de afweging maar vóór publicatie plaatsvindt en in de stukken staat.

Stap 4: kies de vorm

De beleidsnotitie van de veertien Twentse gemeenten noemt drie varianten: als uitvoeringsvoorwaarde, als gunningscriterium, of allebei.

De kant-en-klare teksten voor alle drie staan bij contractvoorwaarden.

Stap 5: leg vast wat meetelt

Hier ontstaat achteraf de meeste discussie, en dat is te voorkomen door het vooraf op te schrijven. Vier dingen:

• Welke doelgroepen. Neem je de rijkslijst over of wijs je zelf mensen aan? Zie doelgroepen voor hoe ver opdrachtgevers daarin uiteenlopen.
• Wat elke invulling waard is. Werk je met de bouwblokkenmethode of reken je met de werkelijke loonwaarde?
• Hoe lang iemand meetelt. De meetelperiode loopt in ons register uiteen van twaalf maanden tot zolang een indicatie geldt.
• Welke routes je toestaat. Inkopen bij een sociale onderneming, een alternatieve invulling zoals opleiding, of een bijdrage aan een fonds.

Stap 6: regel de verantwoording bij de start

De contractbepaling van het Rijk noemt vijf gegevens die de opdrachtnemer periodiek aanlevert: het aantal ingezette mensen zonder naam vanwege de AVG, de periode van inzet, een indicatie van de doelgroep, het wervingskanaal en de gehaalde waarde. Spreek daarnaast af hoe vaak, en via welk systeem.

Regel in dezelfde beweging wat er gebeurt als het niet lukt. Bijna elk beleid dat wij lazen ziet af van een vordering als de opdrachtnemer aannemelijk maakt dat hem geen verwijt treft, en dat werkt alleen als vooraf duidelijk is wat je van hem verwachtte. Zie wat er gebeurt als je Social Return niet haalt.

Eén ding dat niet in een document past

De opdrachtgevers waar het loopt, hebben allemaal iemand die de telefoon opneemt: een social return-adviseur, een servicedesk of een werkgeversservicepunt. Een leverancier die niet weet waar hij kandidaten vandaan moet halen, haalt zijn verplichting niet, hoe goed de contracttekst ook is. Zet die contactpersoon in de aanbestedingsstukken en zorg dat hij bestaat.